一、制定Metadata規格：

依照計劃需求與文物特色，參考都柏林核心集，制定後設資料〈需求欄位建置表〉與〈需求欄位屬性表〉。並申請「數位典藏與學習國家型科技計畫後設資料工作組」的「聯合目錄匯入協助」服務，再依後設資料工作組的〈後設資料對照報告〉所建議之處修改Metadata欄位。

圖一、需求欄位建置表

圖二、需求屬性建置表

圖三、聯合目錄對照表

二、內容分析規範訂定：

訂定整體建檔規範、個別欄位建檔規範、其他內容分析規範等。

例一：【作者小傳與內容分析之寫作規範】

• 會議討論：2010年01月27日於內容分析工作會議討論制訂而成。
• 參考規範：「葉榮鐘全集、文書及文庫數位資料館」之「標準與規範」。
• 資料來源：盡量以書面資料為主，惟作者本身尚無相關書面資料及撰寫者對日文不甚了解，僅能就網路資料為依據，如維基百科等。

例二：【人名權威檔】

• 格式制訂：依據計畫作者生平特性綜合制訂而成。
• 參考格式：「國史館人名權威查詢系統」、「全臺詩作者資料全文檢索」
• 避免重覆：若已於「國史館人名權威查詢系統」建有資料者，則本計畫便不再重複撰寫。

三、內容分析資料搜尋、整理：

(一)組成成員：由計畫主持人及共同主持人帶領，並邀谷川雅夫、王耀庭及黃緯中等書法前輩為顧問
，另有專任助理與五位兼任碩博士生助理。

(二)工作方式：每月定期召開工作會議，審核當月進度，並針對內容分析進行資料分享、問題提出與討論、進行次月工作分配等。

(三)工作內容：

• 計畫主持人及共同主持人指導文史內容分析、協助相關文獻考證研究，以及書畫藝術價值分析。
• 顧問協助藏品內容釋文及分析研究。然而書畫作品或因年代久遠導致書跡印跡模糊而不易辨認，以及日文假名草書有其特殊難辨之處，因此仍有部分作品內文無法完整呈現。
• 助理們依計畫書所訂出的研究方向進行文獻資料搜集與整理。文獻資料收集與考證皆以圖書館書面資料之查找為主，網路資訊為輔；除蒐集作者之個人資料外，亦兼及日治時代文化背景和台灣美術史之資料，避免寫作角度偏於狹隘。
• 制定藏品件名標題、撰寫範圍與摘要、選取關鍵字、審核Metadata資料庫中每筆資料的著錄內容
• 建置人名權威檔資料

圖六、內容分析工作會議圖

四、建立後設資料與權威檔：

此為本階段的最後步驟，依照先前製訂的相關規範，搜集作者小傳資料及藏品相關資料，撰寫內容摘要、關鍵詞，並分析文物色彩、技法、尺寸、裝裱等，分析元素係依據內容分析小組之作者小傳及藏品分析擇要而來，共輸入106,086字元。

圖七、後設資料建檔