一、召開數位化工作會議

定期召開數位化工作會議，針對工作進度、遭遇困難及未來規劃等議題進行討論。

二、整理數位化清單

整理欲數位化文物清單，核對清單與實體文物是否有所出入、紀錄簡要的藏品資訊(分類代碼-流水號、件名、作者、書體、內文、畫心尺寸、裝裱尺寸、畫軸長度、收捲後直徑、軸頭直徑、原件狀態、附件、數量、備註),並確認文物狀態是否良好，以判斷是否需先在數位化前修復與加固文物。

三、文物委外修復

此批文物因多有折痕與破損，需經修復後才能製作數位影像。經專業修復師評估後，認為這批作品在形態上仍舊完整的保存了日據時期的樣式，可說是相當重要的歷史文物，因此採取現狀保存的加固式修理。

配合數位化所需，提供必要的加固保護與修復，並規劃出一方便管理與取扱的保存方式，確保這批作品保持在良好的狀態，以保存珍貴的裝裱型態。

主要修復：a.畫心局部有霉點與髒污、b.裝裱與畫心的破損與折痕、c.軸頭修復、畫帶更換

修復紀錄：a.完整額裝紀錄、b.完整托整畫心紀錄

(照片與內文由林煥盛修復師工作室提供)

四、編訂典藏號

典藏號是以「地區與作者代碼」加上「物件代碼」方式呈現。

「地區與作者代碼」分為三層：(一)先分為日人、中台人；(二)再區分為總督、官僚、文人、早期文人、桃竹苗地區、流寓文人；(三)各類按照作者姓名筆劃排序

「物件代碼」也分三層：(一)先分為書法、繪畫；(二)同一作者的同類作品以01、02...排序表示；(三)同一件作品的主件以00表示，附件以01、02...排序表示。