National Tsing Hua University Library Newsletter 國立清華大學圖書館館訊
60 發刊日期:2010/09/20 創刊日期:1993/02/15 過期館訊

本•期•目•次
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E-ISSN 1995-8323

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遷館作業規劃
Main Library Relocation Plan
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Library Report, 2010/2-2010/7
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遷館作業規劃
Main Library Relocation Plan

行政組 余純惠
Chwen-huey Yu

 

學習資源中心興建工程,迄99年8月15日止,外牆鷹架與防護網大部份已拆除,各項工程進度為:土建81.02%、水電44.25%、空調67.63%,裝修與傢俱工程也即將發包,依進度規劃,民國100年第一季可取得使用執照。

圖書館預定遷館時間為101年寒假,目標品質為「遷館期間服務不中斷、新舊館作業無縫接軌」;但遷館作業不是只有「搬遷」而已;在遷入前,有數項後續工程(系統建置與佈線、設備定位與測試、校史展示區裝修與佈展)須待建築取得使用執照、或建築工程已驗收始能進場施作,以便釐清日後責任歸屬;迄啟用前,則須完成搬遷作業與各項服務確認。

嚴格來說,遷館整體作業期程很長,所以,我們將之分為「前置作業」、「搬遷作業」與「後續作業」三個期程階段,每個期程下又細分次階段,以便各個任務項目可進行精確的時程控管。

◆期程階段與次階段

(一)前置作業階段

  1. 取得使用執照前
  2. 取得使用執照→建築主體(土建、機電、空調)工程驗收完成
  3. 建築主體(土建、機電、空調)工程驗收完成→傢俱與書架進場定位
  4. 傢俱與書架進場定位→指標工程完成

(二)搬遷作業階段

  1. 遷館作業→試營運
  2. 試營運→正式啟用

(三)後續作業階段

  1. 新館:正式啟用→保固期結束
  2. 舊館:地面層以上空間移交
  3. 異地典藏:百年書庫工程

遷館作業是個高度整合的計畫,為了處理龐大且繁雜的遷館事項,在「前置作業」與「搬遷作業」兩階段,我們規劃「館藏」、「服務設備」、「創新服務」、「宣傳推廣」與「行政事務」等五個專案小組,小組成員以打破業務權責與人員歸屬之矩陣方式組成,召集人由二級主管擔任,每一位二級主管依所負責業務之相關性,須擔任一小組之召集人與另一小組之副召集人,以強化業務規劃之縝密度。各小組自行就專案業務內容與進度召集會議,並以例行之工作會議為協調控管機制,工作會議由綜合館務組定期召開。若協調業務事涉重大館務政策,則提館務會議討論,列入館會紀錄。遷館作業至「後續作業階段」時,館務已正常營運,為免影響業務人力,此一階段之分工回歸由各業務單位負責,行政協調機制則為例行之工作會議。

多數的圖書館員,一生工作經歷中難得遇上一次遷館作業,我們很幸運有機會可以參與這樣的重大規劃,這也代表我們的努力成果將是清華校史的一部份;隨著建築工程推進,啟用的時程也越來越近,規劃遷館作業,目前只是第一步的紙上作業階段而已,接下來還有更重要與艱難的工作要逐一執行、檢核、確認就緒。好的開始是成功的一半,圖書館的伙伴們,加油!

◆ 期程階段與工作目標

(一)前置作業階段

期程指標 館藏 服務設備 創新服務 宣傳推廣 行政事務 備註
取得使用執照
  1. 確認典藏密度規劃
  2. 試算架位安排
  3. 規劃盤點作業
  1. 進行現有設備清點
  2. 規劃新增設備採購
  3. 規劃系統建置發包
  1. 規劃新增服務
  2. 規劃盤點配套服務
  3. 規劃搬遷配套服務
規劃新館
印象推廣
(LOGO、攝
影、短片…)
  1. 編列及確認經費
  2. 動線檢核及改善
  3. 協助各項採購作業
 
建築主體工程
驗收完成
  1. 規劃館藏搬遷程序
  2. 進行盤點作業
  3. 進行館藏搬遷裝箱量前置估
  1. 進行新增設備採購
  2. 後續工程
    發包進場
  1. 確認指標製作需求
  2. 規劃工讀人力配置
  3. 執行盤點配 套服務
規劃新館導覽
(簡介、網
頁…)
  1. 確認工程驗收項目
  2. 協調後續工程界面管控與規劃安全管制
  3. 協調各使用單位之管理界面
  4. 規劃電話移機作業
  5. 規劃搬遷作業發包
  1. 建築主體完工後,承包商保全即撤離工地,後續安全管制須協調由各承包商或業
    主負責。
  2. 其他使用單位後續工程亦將陸續進場。
傢俱與書架
進場定位
  1. 再次試算架位安排
  2. 確認搬遷休館時間
  3. 撰寫搬遷SOP
  1. 新增設備安裝測試
  2. 規劃現有服務設備之搬遷
  1. 確認指標規格內容
  2. 召募工讀人力
進行推廣專案
(說明會、徵
件)
  1. 規劃館舍清潔採購與影印服務進駐
  2. 完成搬遷作業發包
  3. 規劃搬遷期間之人力配置與業務支援
  4. 4. 規劃百年書庫空間改善工程
各辦公室開始進行搬遷規劃,含設備與檔案
指標工程完成
  1. 確認搬遷與定位規劃
  2. 完成搬遷教育訓練
  1. 撰寫設備使用SOP
  2. 完成設備教育訓練
  1. 撰寫服務SOP完成服務教育訓練
  2. 確認搬遷配套服務
  1. 更新各種導覽資訊
  2. 完成導覽教育訓練配合搬遷作業,統一發布服務訊息
  1. 完成館舍清潔採購與影印廠商徵選
  2. 完成安全管制設定
  3. 撰寫工作SOP
  4. 完成人員教育訓練
  5. 確認電話移機時程
各辦公室配合搬遷作業SOP,進行分類標示與打包

 

(二)搬遷作業階段

期程指標 館藏 服務設備 創新服務 宣傳推廣 行政事務 備註
遷館作業
  1. 休館:暫停實體資料服務線上服務
    正常
  2. 館藏搬遷與定位
  3. 完成館藏資料註記*
服務設備搬遷定位* 支援遷館作業
  1. 支援遷館作業
  2. 回收遷館作業物料
  1. 編列及確認經費
  2. 動線檢核及改善
  3. 協助各項採購作業
 
試營運→
正式啟用
  1. 恢復實體資料正常服務
  2. 檢討問題並改善
協助各單位發現問題並改善
  1. 恢復正常服務
  2. 檢討問題並改善
安排導覽與說明
  1. 規劃啟用典禮
  2. 協調試營運期間各項作業面,並彙整問題,追蹤解決方案
  1. 對讀者之服務導覽由宣傳推廣小組負責
  2. 對同道之館舍導覽由綜合館務組負責

*館藏與設備搬遷以「不落地原則」進行。

 

(三)後續作業階段

  1. 新館:正式啟用→保固期結束
    • (1) 編列保養維護預算
    • (2) 保養維護作業發包
    • (3) 規劃「多功能藝文區」招商
    • (4) 與各使用單位協調館舍安全與使用規範
  2. 舊館:地面層以上空間點撥移交
    • (1) 堪用設備處理:轉贈與財物記錄異動
    • (2) 留用線路(資訊、安全監視、門禁)資料移交
    • (3) 館舍維護(機電維護記錄、廠商通訊方式、維護費用概估、維護合約與期程)資料移交
  3. 百年書庫
    • (1) 進行空間改善工程
    • (2) 閉架資料復位並完成館藏註記
    • (3) 配合執行閉架資料調閱服務
發行人:莊慧玲   館長 召集人:張淑 主編:賴怡萱 編輯委員:張淑隉B周澍來、陳姿臻、盧珮瑜、劉仁傑、賴伯仁、邱淑芬