「檔案數位化規劃與實施研習班」研習紀要

採編組  王珮玲

主辦單位:中國圖書館學會

承辦單位:政治大學圖書資訊學研究所、政治大學圖書館

研習日期:91624日至628

研習地點:政治大學圖書資訊學研究所

 

課程內容:

課程名稱

授課講師

現職

檔案數位化標準與國內外檔案數位化現況分析

薛理桂

政大圖資所所長

檔案數位化系統分析與選擇

林妙樺

中研院史語所

數位化系統儲存與安全

嚴漢偉

中研院計算機中心

數位影像規格

范紀文

中研院資訊所

檔案描述後設資料標準分析與介紹

陳亞寧

中研院計算機中心

檔案權威控制

洪一梅

中研院史語所

近史所檔案數位化之實施

莊樹華

張凱達

中研院近史所

國家文化資料庫暨地方文獻數位化

陳昭珍

師大圖資所教授

國史館檔案數位化

朱文原

國史館審編處處長

故宮檔案數位化

馮明珠

故宮圖書文獻處科長

 

數位化議題的探討,是近年來圖書資訊學界的研究重點之一。圖書資料與檔案的數位化工作,不僅只是一股風潮,對於圖書館、檔案館、博物館或文物典藏單位而言,更是未來發展的重點。筆者身為圖書館校史業務小組一員,因而有機會參與中國圖書館學會主辦之「檔案數位化規劃與實施研習班」,在對檔案數位化相關概念不甚清晰的情況下,抱著求知與取經的心情前往。

 

今年研習班的課程規劃,可略區分為理論與實務兩取向;安排的授課講師,除來自學界外,更多為具備豐富實務經驗者,不論是關於標準、系統等技術層面的解說,或是各單位實施檔案數位化經驗的介紹、分享,都讓筆者感覺獲益良多。

 

入門的第一堂課是「檔案數位化標準與國內檔案數位化現況分析」,從薛理桂老師的演講中得知,目前國內進行檔案數位化最重要的推動者即是參與「數位典藏國家型科技計畫」的九個單位,包括國史館、中研院、故宮、台大等,主要針對我國重要文物、珍貴檔案予以數位化,以保持文化資產,俾便普及運用;EAD是各單位採用較廣的檔案描述標準,而台大則是運用Dublic Core描述檔案資料。林妙樺小姐詳細說明了檔案數位化系統的規劃與流程分析,必須先發掘數位化需求並擬訂規劃策略,分析並評估整體環境及現況,瞭解系統規劃之目標及預期效益,規劃符合需求之系統架構及方案,與訂定數位化系統發展計畫。對於任一進行數位典藏的單位而言,這些都是最基本且重要的概念。在確認數位典藏的內容後,必須輔以相關技術研發與應用研究,包括著錄系統開發、描述標準選用、檢索功能設計、資料儲存與安全、掃描技術、影像規格等,各項議題皆由講師一一道來。嚴漢偉先生從數位資訊的生命週期,說明數位資訊的保存及規範,以充分發揮其易於傳播、複製、搜尋、整合、利用等特質,並多次提醒大家資料儲存與備份的重要性,如能採異地備援儲存,更能減低資料漏失風險。陳亞寧先生介紹目前運用十分廣泛的檔案描述標準EAD,詳細解說其結構與各項元素內容。范紀文先生針對數位影像規格部分,建立起大家對色彩模式與掃描規格的認知,數位化的目的在於保存文物、保存內容資訊、或僅只是保存複本,都將影響影像規格與處理方式。這些課程都加強了對於檔案數位化技術層面的瞭解。

 

檔案數位化的重點不僅在於典藏,更重視利用層面,這也是許多講師數度強調的重點。配合漸興的檔案開放觀念,藉由數位化的方式,讓原先只提供少數研究者利用的檔案重見天日,重現檔案原貌,加上網際網路此一利器,更有助於檔案資料積極推廣。就使用者查詢角度考量,顧及檢索效益,檔案資料亦需進行權威控制,方能確保檢索內容的完整性與準確度,有助於研究發展。

 

必須澄清的一點是,檔案數位化的目的並不在於取代原件。檔案的特質即在其具備唯一性,因此原件的珍貴並不因數位化後而消減,而是藉由數位化以避免原件因人為使用而損壞,使檔案資料更普遍及有效的流通與擷取利用,並能整合各種檔案資料的內容,形成新的知識。

 

關於清大校史資料的蒐集,尚屬發展階段,對於校史資料的蒐藏範圍,必須加以界定,愈早開始進行整編的工作,愈有助於爾後數位化的進行。目前圖書館在經費、人力短少情況,勉力完成校史網頁建置,內容多屬文字與照片型式資料,欲加強文物的蒐集,掌握校史的發展,有待校方給予更多的關切與支援。

 

前人種樹,後人乘涼。對於數位典藏單位的工作人員而言,做中學、學中悟的進行方式,個個說起歷程都有滿腹心酸,資料數位化帶來的是更多的作業程序,但思考其結果帶給使用者的便利,及其發揮的效益,也算聊表安慰。圖書館的服務精神不也是如此嗎?!