Ohio University Library紀行

採編組 李美幸

感謝館長及各位同仁的支持,讓我有機會到Ohio University(OU)Library參觀實習。這個國際圖書館員實習計畫行之多年,為期三個月至六個月。承蒙OU李華偉館長熱情招待及各部門負責人熱心的安排,獲益良多。因為工作的關係,這次一個月的實習,我把重點放在採編業務。前兩個星期的主要活動是口頭介紹及參觀圖書館。後兩星期實際到採編組實習。茲將此次主要的重點介紹如下:

壹、OU圖書館簡介:

Ohio University位於俄亥俄州南部的小鎮上,人口約五、六萬,其中三萬人是學生。校園環境優美,全校五十多個系所,老師約805人,學生約16,000人。總館Alden Library藏書約二百萬冊,期刊12,000種,大約有105位館員。其東南亞文獻非常豐富,馬來西亞政府於1988年選其為北美地區的馬來西亞資訊中心及寄存圖書館。

貳、圖書館的組織:

OU Library比較特別的是設立四個Coordinator的職務,分別是Human Resources CoordinatorCollections Development Coordinator Automation & Bibliographical Control Coordinator,及User Services Coordinator。後二者由採編組及讀者服務組的主任兼任。原本組織有二位副館長,待其退休後,不再設置,以簡化各部門與館長溝通的管道。但李館長有鑑於近年來,圖書館發展太快,體制也跟著膨脹,工作日細,怕大家有本位主義的觀念並且館長本身工作也繁忙,所以,設置了四個Coordinator的職位,負責協調以及就各部門的需求提供意見,或提供新的趨勢、技術給各部門參考。但是,他們本身並沒有行政權力,各部門的主任仍負責決策自己的業務。這組織的優點是打通有關部門互相協調的門徑,而各部門的主管也有直接的管道與館長溝通。

館員分Classified StaffContract Staff二種方式任用;Classified Staff著重實務經驗,如打字、流通、複製編目、採購、館際互借等。依工作的輕重,給與不同的待遇。Contract Staff著重知識、學歷、必須有碩士學位,大都是專業圖書館館員。每年簽約,有較多的決策權。

參、學科書目專家:

該館大約有四十多位學科書目專家,都由Classified Staff擔任。每個人負責的主題由館長指定。學科書目專家的角色是負責該主題的館藏發展及圖書館與該系所的聯絡人。其工作包括對該主題有興趣的師生做資源利用介紹、提供該主題的書單給各系所訂購參考以及提供訂購清單給採購人員。目前該館除了參考服務人員會對系所師生做資源利用介紹外。其他組別的學科書目專家,大都因對資源利用介紹尚未很有信心,因此著重在館藏的建立及與老師保持密切連繫以共同建立購買書單。在該館的網頁上,有各個學科書目專家負責建置及維護的該學科各種資料類型利用的指引。學科書目專家每月有一次會議,由Collection Development Coordinator擔任主持人。學科書目專家是該館推動業務的靈魂人物,對內負責維護及發展該主題的館藏資料,以確實反映師生研究、學習所需;對外是圖書館與各系所連繫的窗口。透過該窗口各系所很容易找到可以提供服務的人員及項目。相信隨著圖書館服務品質的提高,資源愈來愈豐富。學科書目專家的重要性愈會被重視。目前,該館要求每週至少有四小時花在書目專家工作上。

肆、館藏發展政策:

由於有學科書目專家的設立,所以該館館藏的建立是由教授與館員共同發展的。其圖書採購經費分配公式,也是由教授代表及學科書目專家共同訂立的。經費分配公式的項目包括該主題出版量的總金額、資料使用的情況,資料使用的情況:又分流通狀況、館內使用狀況、館際互借狀況、師生人數。各項目所佔的比例,每三年定期修訂一次。另外,該館也訂立了一本敘述式的館藏發展政策,其內容包括:館藏發展的目的、選書原則及館藏的維護等。

伍、OU圖書館的採編組作業方式:

OU Library近年來把採錄及編目的業務合而為一,是該圖書館最大的部門。期刊的業務也由該組負責。OU使用的系統是由Innovative公司發展的Innopac系統,該館稱之為Alice。其採編作業程序如下:

從學科書目專家傳來訂單後,先在Alice上查詢,是否為複本。若是已有書目資料在其中,決定再購買另一本或補齊其中冊數,即可在Alice上製定訂購單,並加上註記。若非複本,則到OCLCWorldCat直接下載資料,建立書目檔。之後,以書目號碼,從Alice中,叫出每筆的書目資料,加入採購資料如經費代碼、書商、價格、館藏地以及必要的註記。完成訂購單後,以E-Mail或郵件方式送出,書到後驗收。期刊、長期訂購的叢刊由同一人驗收,期刊驗收時,會在封面上,把查尋的第一字下劃線,以利下一步驟作業的查詢及上架。碰到長期訂購的叢刊,驗收時,則會插上色條,方便下步驟的處理。圖書驗收後,依下載的書目資料的權威性及完整性,以不同的色條加以區別,以利編目作業加速處理。大致粗分:050段、090段、簡單書目三種,各自有不同的編目處理方式。編完後,圖書加工,如蓋館藏章、安全條碼、貼書標。最後審核是否有遺漏的地方,若無,刷上條碼 (登錄號) ,則書目檔及館藏檔就串連一起,就可以上架了。上述流程的特點:

  1. 作業不重複:書目檔中的書目資料,採購、編目人員共用;採購人員輸入的館藏資料,將來即為館藏檔的一部份。
  2. 作業有效率:善用色條及線上註記的功能,如採購、驗收時,就把特殊情況作註記或依處理情況不同先分類。到編目時,則成為很有用的判斷線索。
  3. 作業品管:由於處理流程及標示清楚,較不易有疏失的情況發生,最後還有一道審核的關卡。
  4. 作業彈性:由於組織架構的關係,期刊的業務也是採編組的業務之一。因此,對處理長期訂購的叢刊非常適用。長期訂購的叢刊在訂購、驗收上屬於期刊性質。然而,到編目時,因為大部份的叢刊都有個別書名,外型又像書,因此以書的方式來編目。OU以組織的彈性來彌補系統的不足。

陸、電子期刊:

目前OU的電子期刊放在web上,其來源有三:

  1. 訂購JSTOR (Journal Storage)OU自行訂購,內容包括人文、社會的主題,大都是回溯的資料,共31筆刊名。
  2. OhioLink為會員訂購的期刊,共有177筆刊名,都是屬於Academic PressElsevierWorld Scientific提供的。這些大都是理工方面的資料,資料較新,與前者不重複。
  3. 個別訂購的期刊,目前有1筆。

今年暑假,OU剛訂定電子期刊在Alice系統上的處理草案。內容包括:如何編目、分類,如何做連結點,使電子版、紙本,縮影版能互相串連,無論WWW上或Alice都可以顯示三種期刊資料類型的館藏記錄。透過OhioLink訂購的電子期刊,會先送到OCLC編目,再由OU編目人員下載到Alice中,並依電子期刊草案的要求處理。

柒、業務績效及年度報告:

這是我到OU實習參觀,印象最深刻項目之一。七月初到OU,第一星期聽到主任間談何時交年度報告給館長,似乎是年中大事。經由四個星期的觀察,可以體會個中 妙用。這是OU評鑑館員績效的方法之一。在OU無簽到,實行彈性上班,上班時間自行安排休息時間,幾乎每位館員的辦公桌都以隔板分開,有的資深館員有自己的辦公室。在這樣人性化的管理,又注重隱私的情況下,如何瞭解館員工作的情況?主任每年七月要寫一份該組年終報告呈給館長。館長依此參考完成該館年終報告給校長及董事會。以讓人瞭解過去一學年,圖書館有何建樹,以及未來有何展望等。各組的館員,每月要提出工作量 (工作報告) 給主任,所以主任對每個組員的工作內容及工作量都瞭若指掌。以採編組為例,該主任又兼自動化及書目控制的Coordinator,非常忙碌,在辦公室的時間不是很多,卻對該組的業務情況很瞭解。館員也很重視自己的工作記錄。這些歷年的年度報告都是該館的檔案特藏的一部份,任何人都可以借閱。

捌、指定參考書:

該館有一獨立的指定參考書部門,有自己的流通櫃台,共有三個工作人員。教授可以依教學需要指定不同類型資料存放在此,可能是一本書、論文、報告、圖片等。教授可以決定不同的借期、借閱方式。工作人員會為這些資料作簡單的編目,以顯示課程、教授、借期、資料彼此的關係。依1996-1997年的統計,總共借閱次數62,552,共有16569筆資料放此。從這可看出該圖書館及教授對此服務的重視。

玖、OhioLINK

OhioLINK起源於州內各個州立大學圖書館往往要求州政府補助蓋新館,預算總計約需二億五千萬元。州政府覺得這不是長久之計,成立了一個研究小組,歷時一年定出了三個方案:

  1. 疏散館舍:建立五處地方保存所。把不常用的書及期刊放在這裡(是由學科書目專家與該所系的教授代表溝通決定何者不常用)OU是存放在Annex,這是一個以科學化管理、控制溫度、濕度的館舍,以密集方式儲存。這樣的作法非常合乎經濟原則:一本書放在總館約需花費15美元;放在Annex約為1美元。
  2. 分散集中:希望建立一個Central Catalog及整合的流通系統。讀者可以直接在自己圖書館的終端機上,直接線上借閱他館的資料,無需假手圖書館,當然也可以知道它館該書的借閱狀況。為了這個理想,他們也參觀了別州類似的系統,發現各館的硬體不同,操作方式也不同,造成讀者使用的負擔。因此經各個圖書館會商,由州政府出資,購買同一家的軟體,並請該公司也協助發展OhioLINK的功能。目前OhioLINK從剛開始的18個州立大學參加到現在已有50幾所大學院校加入了。州政府做這樣的決定,節省不少預算。建OhioLINK Center,總金額不超過1250萬美元,大約一個圖書館的經費。這與當初各大學要求的二億美元,節省很多。
  3. 輸送系統:透過OhioLINK借閱書籍,州政府經由商業化的運輸機構,2-3天內即可收到。

目前,OhioLINK從當初一個Central Catalog以及整合的流通系統,發展到為會員合購資料庫、電子期刊並負責更新及維護。服務範圍擴大,並且經由OhioLINK傳真期刊論文,不收費用。OhioLINK因圖書館合作觀念下誕生的,受惠是讀者、圖書館、及州政府:州政府節省了經費,提升了圖書館服務的品質、讀者享有又快又好的服務。19941月,Central Catalog大約六百萬的書名,二千一百萬冊,有五十萬次要求借書。以往,每年館際互借的次數約二萬次。資料庫檢索的次數高達一千萬次,還在增加中。1996年底,OhioLINK提供了38個資料庫,19個資料庫經由Gateway連上commercial providers。目前,OhioLINK持續購買資料庫,電子出版品。這些費用已經佔了OhioLINK預算的大部份。將來希望在III System上開發易用的介面,檢索不同的資料庫。就如李館長所說OhioLINK會朝著OhioLINK will be a one-stop information service努力。總之,OhioLINK讓圖書館的經營更有效率,也更經濟並且讓Ohio州的圖書館從紙本為基礎的館藏,一步步走向電子化的圖書館。

拾、結語

這次帶著一箱的資料以及李館長和OU館員盛情回到國內,可說是滿載而歸且意猶未盡。基本上,清華大學圖書館的作業方式甚至提供的服務相差無幾。但是,OU圖書館的作業,無論大小都有政策或原則為依歸,溝通的管道清楚又積極。這些點點滴滴讓OU圖書館給人整體一致的感覺及具有專業精神,這是圖書館有一永續經營的觀念的表現,可以給我們一些啟示。