圖書館自動化系統轉換報導

資訊系統組 陳美雲

經過一年的努力,圖書館自動化系統評選總算於今年度五月份落幕,選定TOTALS 2系統為下學期圖書館將更換的自動化系統,緊接著而來的便是繁雜的系統轉換工作。由於圖書館的資料量龐雜,而且系統的使用量大,轉換系統又是很複雜的工作,如何在最不影響圖書館同仁作業及讀者的權益之下完成系統轉換成為一個很大的課題。

由於新舊系統之間因檔案格式及資料結構的不同,使用內碼也不同,每一筆資料都需要經過轉碼及新舊檔案格式的對照,另外,圖書館資料量大,各種檔案類型也多,合計需要轉的主要檔案包括:

檔案

說明

圖書書目主檔

(含視聽媒體)

此類檔案為機讀格式檔(MARCMachine Readable Catalog),為標準的著錄格式,本館原先所採用的為舊標準,在轉檔過程中,部份欄位的著錄將由程式轉換為新版標準。

圖書館藏檔

由於舊系統採取MARC及館藏合一制,館藏主檔合於MARC檔中,且館藏著錄方式採組合格式,而新系統採取二者分離制,故新系統館藏檔將於MARC轉換時一併產生,館藏狀況再另行更新。

圖書採購檔

計劃轉換現行有效之訂購資料。由於新系統為採編合一之作業流程,採購檔在轉檔時,需先將其書目格式轉換成MARC格式,同時連結訂購檔。

圖書發票檔

計劃轉入本年度有效發票及發票明細資料。

期刊書目檔案

包括期刊基本檔、期刊書目檔(亦為MARC)

期刊管理檔案

包括登錄檔、排架檔、裝訂檔等檔案。

期刊館藏檔

將目前所有期刊館藏轉入新系統。

期刊採購檔

計劃轉換三年內之期刊訂購資料。

期刊發票檔

計劃轉換三年內之期刊發票及發票明細資料。

經費檔

轉換三年經費檔。

讀者檔

轉換所有有效讀者檔。

圖書借閱記錄、預約檔

轉換全部有效借閱記錄及預約檔。

目前系統轉換已進入緊鑼密鼓的階段,目前已完成書目主檔之試轉工作,圖書館採編組工作同仁已開始進行舊系統檔案之校正及試檔之ERROR REPORT的初步修正工作,預計十二月開始正式轉檔後將進行第二次修正工作。至於其他的轉檔工作也正在作詳細的策畫,將於書目主檔完成轉換及館藏檔建置完成後進行後續之借還書檔案及讀者檔之轉換工作,此階段預計於一月中旬開始進行。

公告:

為配合轉檔計劃時程:本館將於轉換關鍵期(預計一月17日起)查詢改由備份主機查詢,並停止借書、預約功能,屆時總圖書館及各分館之借還書作業將暫停至開學時才行恢復,新書編目速度可能也會稍受影響,讀者們若有需要借閱未編完之新書可至諮詢填寫「急編書申請單」。此轉檔時程排得相當緊湊,並儘量調整在影響讀者權益最小之情況下進行,若仍造成任何不便請大家見諒。

轉檔後,本館原先之館藏查詢方式(telnet)即行凍結,全面改用WWW介面查詢,或使用本館的WINPAC查詢程式查詢。(程式索取方式將另行公佈)