圖書採購的利器--閱購制度(Approval Plan)

期刊組 陳美雲


圖書館的優良與否取決於許多因素,館藏是其中最基本的一項。如果做好圖書的徵集工作,將使館藏 品質獲得提昇,也容易獲得較多讀者的肯定。 一般圖書館徵集圖書的途徑有三種:採購、贈送、交換,其中圖書來源為採購的佔絕大多數。而採購方 法有數種:一般訂購(Firm Order)、長期訂購或長期預約訂購、(Standing Order)、統購(Blanket Order) 、閱購(Approval Order)。 一般訂購,是最傳統的訂購方式,指圖書經過選擇、確定需要、繕製訂單後發訂。由於一本書經過選 書、複本控制、查證、預算控制等程序才能製作訂單,向出版社或代理商訂書,這一系列步驟的完成較費 時,而訂出後,代理商或出版社若沒有寄書來,還要催缺,有時收到圖書需數月之久。 就是因為一般訂購較費時,再加上新書的出版消息較難掌握,必須隨時注意以便選書,故有長期訂購 、統購、閱購等方式來補足。所謂長期訂購,通常適用於叢書或分期出版的套書,由圖書館以長期預約方 式訂出,俟該套書或叢書出版就直接寄圖書館,圖書館收書後再付款。統購又稱為照單全收訂購,指圖書 館與出版社或代理商簽約,針對圖書館所訂類別的圖書,只要一出版即送到圖書館來,此種方式可以用較 低的價格購入圖書,但通常不能退書,可能會買到不適用的圖書,故較不常被大範圍採用,通常是只針對 學術機關之出版品或具水準且評價較高的出版社等才會施行。 閱購方式,則是改進了統購的缺點,由圖書館與其選定的代理商或出版社簽定協議,由代理商或出版 社根據圖書館所制訂的選書興趣檔(Profile)選擇適合的圖書,送至圖書館挑選,俟圖書館的選書人員審核 過之後才予以購買,不合可以退書,由於此制度之施行,必須事先計劃,有人稱為Approval Plan,翻譯成 「試讀計劃」或「試閱計劃」、「圖書採購批准計劃」等。此方式的特徵為: (1)事先設定選書興趣檔:由圖書館之選書人員(最好是參與館藏規劃的人員及學科選書專家)設定選書興趣 檔,此檔可以以學科或類別為主,同時佐以非學科條件限制(包括學術程度、語文、型式、出版國別、 出版商...等範圍),制定出一嚴格的檔案,藉以使代理商或出版社有選書根據。 (2)不經發訂過程:未經圖書館之發訂程序,即可收書。 (3)由書籍的行銷者(代理商、出版社)參與選書:由代理商或出版社做圖書的初選工作。 (4)現書選書,不先經過事先的書面(指目錄或書單)選書:圖書館一般選書均是經過書單篩選或參考書評等 程序,少有機會直接看到書的實際內容,此制度則可直接採用現書選書。 閱購方式之施行,由於須仰賴代理商或出版社的選書、分類方式及制度之完善,才能達到其成效,通 常圖書館會選擇一個能充份掌握出版訊息的代理商或制度完善評價高的出版社,建立合乎館藏政策的選書 興趣檔並針對退書率、退書時間、退書運費、購書折扣、購書上限等達成協議。 閱購制度之優點如下: (1)可以充分掌握新書的出版狀況,此舉不妨用「洞燭機先」稱之。 (2)可以事先過濾不需要的圖書,同時可以就書的內容加以選書,不必只憑賴書目或書單選書。 (3)可以藉此制度先規範館藏內容,協助館藏政策之落實。 (4)圖書可以快速到館。 (5)省卻訂單繕製之文書工作。 閱購制度雖有以上好處,但畢竟不是萬靈單,此制度之推行還是需要注意以下事項: (1)制作良好的選書興趣檔,並時常修正之。 (2)就書選書比就書單選書花時間,且選書也有要配合的事項(如選書人員之溝通及連繫、圖書陳列問題、 退書處理問題等)。 (3)經費控制需額外留心,否則代理商或出版社送書在合約的保障下,圖書館有透支經費之虞。 (4)閱購制度所購入之書仍有漏網之魚,有些圖書無法藉由閱購制度購入,不能完全仰賴之,且對於所委託 的代理商的品質必須經常加以評估。 (5)不能只注意新書的出版,有時出版了一陣子的舊書也需蒐集。 (6)必須適度與一般訂購、長期訂購方式搭配,才能做好全面的圖書蒐集。 總而言之,閱購制度的好處不少,但仍需館員針對館藏及需求,搭配以作業流程及經費的控制,如此才 算成功的施行閱購制度,建立良好的圖書館藏。